Para coordenar o trabalho, a equipa científica, nas várias reuniões que tiveram lugar ao longo destes anos, foi definindo uma série de directivas que ajudassem e esclarecessem os colaboradores que intervêm no delicado processo de transcrição e elaboração dos dados. Entre muitos outros assuntos, era necessário transferir as respostas dos questionários para a base de dados sem que se perdesse nada do que neles se encontrava transcrito, transferi-las respeitando escrupulosamente as equivalências entre o Alfabeto Fonético da Revista de Filología Española e o Alfabeto Fonético Internacional, introduzir as observações dos inquiridores, estabelecer uma forma ortográfica de referência e ligar a resposta a um campo semântico determinado, a fim de estabelecer o seu vínculo a outras. De igual modo, decidiu-se guardar todo o tipo de informação complementar: anotações isoladas, narrações curtas,  desenhos, etc., relacionando-a com as perguntas do questionário e com o campo semântico respectivo, de modo a permitir a sua futura recuperação.
 
Estas decisões foram sendo estabelecidas pouco a pouco, embora se tornassem urgentes para permitir a sua inclusão na estrutura e no desenvolvimento da ferramenta informática. Tudo isto se encontra reunido num minucioso documento interno elaborado por Inés Fernández-Ordóñez, que se reproduz aqui numa versão abreviada.
 
Documento de Critérios
Documento de Abreviaturas